"실천가를 위한 실용주의 프로젝트 관리"의 1장 내용을 마인드맵으로 구성하고 아래에 해당 마인드맵에 대한 설명을 정리 했습니다. 마인드맵을 통해 해당내용을 전체적으로 조망해 보세요..
1장 팀원과 업무에 대해서 알아가기
그림을 클릭하시면 크게 보실수 있습니다.
새로운 조직이나 직장에서 관리 업무를 시작할 때는 다음 세가지를 알아둬야 합니다.
팀원은 누구이며, 어떤 강점과 관심사를 가지고 있으며,현재 무슨일을 하고 있는가 ?팀에 명시된 업무 목표와 팀이 가치를 만드는 방법은 무엇인가 ?자신의 팀이 상위 조직과 잘 협력하고 있는가 ?
출근 첫 날에 멋지고 깔끔한 서류 상자 안에서 이런 정보를 알아낸다면 아주 좋을 겁니다. 하지만 서류만을 통해서 정보를 얻는다는 것은 어려운 일입니다.지금부터 말씀 드리려는
'팀원과 업무 알아가기' 를 통해 한걸음씩 다가가 보세요
1. 한사람씩 관리하기 - 일대일 회의
제대로만 한다면 일대일 회의는 서로 간의 신뢰 관계를 만들어 줍니다. 일대일 회의가 관리 시간을 가장 효과적이고 생산적으로 이용하는 방법 가운데 하나라는 것을 지속적으로 일대일 회의를 사용한 관리자는 알게 됩니다. 그리고 일대일 회의는 지시를 하고, 피드백을 주고 받으며, 경험을 쌓고, 진행 상황을 보고하기에 적당한 자리를 제공합니다.
매주 일정한 시간을 정하세요. 매주 같은 시간에 자신의 팀원을 한 사람씩 만나세요. 지속적인 회의는 고유한 흐름을 만들고 팀장과 팀원에게 준비해야 한다는 사실을 기억하게 합니다.
몸가짐을 조심하세요. 일대일 회의동안 전화를 받거나 걸고, 서류를 보거나 다른 일을 하지 마세요. 일대일 회의를 하는 도중 관리자의 개인적인 일로 회의를 중단하면 상대방보다 자신의 시간이 더 중요하다는 메시지를 상대 팀원에게 전달하는 셈입니다.
일대일 회의를 충실히 지키세요. 일대일 회의를 취소하면 팀원들은 자신이 무시당했다고 느낍니다. 그렇게 되면 얼마 지나지 않아 팀에서 벌어지는 일을 알 수 없게 됩니다. 일대일 회의를 계속하세요. 그러면 프로젝트 지연, 불행한 팀원, 곪아 터지는 문제 때문에 당황하지 않을 겁니다.
일대일 회의에서 일관된 형식을 따르세요. 일관된 형식을 유지한다면, 팀원은 여러분을 변덕스럽지 않고 신뢰할 수 있는 사람이라고 믿게 됩니다. 모든 사람에게 같은 형식을 사용하고, 특별한 경우에도 이 형식을 지켜야 한다는 의미는 아닙니다. 그러나 시간이 지나고 나서도 일관성을 유지하면 여러분이 변덕스럽지 않고 믿을 만하다고 팀원은 생각합니다.
융통성을 발휘하세요. 사람과 작용하고 반응하는데 변화를 주지 못한다면 지속적인 회의는 쓸모 없습니다. 개인마다 여러분의 관리 스타일을 바꾸고 문제를 다루는데 공정해야 합니다. 잘못된 방향으로 나가려는 사람이나 새로운 사람과 매주 만나세요. 업무를 계획하는 사람과 격주로 회의하는 것도 고려해야 합니다.
2. 돌아다니며 경청하면서 관리하기(Management by Walking Around and Listening)
보이지 않는 곳에서 이뤄지는 관리에 한 가지 예외가 있습니다. MBWAL은 팀의 분위기와 에너지를 측정하기 위해서 관리자가 오감을 사용하는 비공식적인 기술입니다. 일대일 회의와 더불어, MBWAL은 여러분이 허를 찔리지 않도록 팀원이 심하게 스트레스를 받거나 근로 의욕이 저하 될 때를 미리 알려주는 조기 경고 시스템의 한 부분입니다. MBWAL을 통해 관리자는 일이 진짜로 어떻게 일어나고 팀 내의 문화가 어떻게 발전하는지에 대한 실마리를 얻을 수 있습니다.
팀원의 공간과 시간을 존중하세요. 팀원을 방해하지 않도록 조심하세요. 부하 직원이 전화하거나 일에 집중하고 있다면 조용히 빠져 나옵니다. 부하 직원이 한가하다면 들러서 일 이분 정도 이야기를 나누세요. 어떤 질문은 모호해서 오해의 소지가 있습니다. 즉 “뭐하고 있어요?”나 “어떻게 되고 있어요?”와 같은 질문은 깐깐한 관리의 인상을 줄 수 있는데, 특히 팀원이 시간에 쫓겨 일할 때는 말이죠. “잘 지내고 있어요” 같은 중립적인 질문을 사용하세요.
중립적인 질문보다 더 나은 질문은 도움을 주는 질문입니다. “필요한 게 있나요?”나 “제거해 줄 장애물은 없나요?” 같은 질문입니다. 상황, 조직의 문화, 여러분과의 관계가 팀원이 질문을 이해하는 방향을 결정합니다
메모를 하세요. 팀원이 뭔가를 요청한다면 요청을 즉시 받아 적으세요. 말 없이 돌아다니면서 메모를 하면 팀원들은 여러분을 의심스럽게 생각할지도 모르기 때문에, 사무실로 돌아와서 관찰한 내용을 기록하세요. 관찰 내용을 기록하기 위해서 메모장을 사용하세요. 시간이 흐르면서 메모는 조직과 여러분의 관리 방법에서 패턴을 발견하는데 도움이 될 것입니다.
3. 업무파악을 위한 데이타 수집하기
프로젝트 업무는 시작일과 종료일이 있으며 조직의 정해진 목표를 달성합니다.
임시업무는 예상하지 못한 업무 요청, 계획에 잡히지 않은 업무를 말합니다.
지속업무는 비즈니스와 시스템 운영을 유지하고 관리합니다.
정기업무는 일정한 간격을 두고 생기는 일입니다.
관리는 이러한 일을 계획하고 조직화 하는 것을 망라합니다.
업무 내용을 담을 수 있는 크고 눈에 띄는 차트를 만드세요. 모든 업무를 도표 안에 펼쳐 놓기 위해서 화이트보드나 벽을 사용하세요. 모든 업무를 가시적으로 만들어서 부서원 앞에 두면 부서원이 큰 그림과 패턴을 이해 하는데 도움을 줍니다.
반복하세요. 차트를 처음으로 작성할 때는 필요한 모든 정보를 얻지 못할 겁니다. 하지만 계속하세요. ‘코딩’이나 ‘테스트’ 같은 일반적인 업무는 충분한 정보를 주지 못합니다. 일의 결과와 이러한 결과가 비즈니스에 어떻게 가치를 만드는지에 집중하세요. 또 질문을 할 때는 “누가 산출물을 사용하죠?” “누구에게 이 산출물이 필요하죠?” “당신이 산출물을 제공하지 못하면 어떤 결과가 생길까요?” 와 같이 구체적으로 물어보세요. 필요한 상세 정보의 수준을 명확히 표현하면 팀원이 작업의 우선 순위를 결정하는데 도움이 됩니다.
반감을 이해하세요. 팀원은 실제로 무슨 일을 하는지 여러분에게 이야기하길 꺼려할 때도 있습니다. 아마도 당신이 지나치게 깐깐하게 굴거나 자신들을 신뢰하지 않는다고 느끼고 있기 때문일 겁니다. 팀원은 조직에게는 의미가 없을 수도 있지만 자신에게 가치가 있는 일을 포기해야 한다는 사실을 두려워할지도 모릅니다(여러분도 그렇겠죠). 하지만 계속해서 노력하세요. 즉 팀원이 큰 그림을 이해하도록 도와 주세요. 어떤 업무가 무슨 이유로 중요하고 조직의 목표에 그 업무가 어떻게 부합하는지 말이에요. 그리고 팀원의 이야기에 흔쾌히 귀를 기울이세요. 여러분이 모르는 것을 팀원은 알고 있을지도 모릅니다.
